+31 35 3690039 contact@station10.nl

Met een tool als Mural kun je prima online brainstormen met een klein gezelschap. In een videocall kun je heel efficiënt vergaderen. Maar in sommige gevallen kun je niet zonder persoonlijke interactie. Bijvoorbeeld als een groep groter wordt en er wordt nagedacht en besloten over een gedragen visie, missie en strategie. Aspecten als lichaamstaal en beweging zorgen voor meer creativiteit en verbinding tijdens een workshop.

Hoewel we voorlopig nog zoveel mogelijk thuis zullen werken, gaan we langzaam naar een situatie toe waarin het weer mogelijk wordt om met de juiste maatregelen samen te komen. De afgelopen weken hebben wij ons hierin verdiept en hebben collega’s Heiko Bleeker en Robert Jan Droogleever Fortuyn ervaring op gedaan met het faciliteren van vier ‘1,5-meter workshops’. We hebben hiervoor een protocol opgesteld en delen graag de belangrijkste stappen hieruit.

1. Stel spelregels op

Zorg dat je over alles nadenkt. Doorloop de workshop in gedachten en bedenk welke situaties er allemaal kunnen ontstaan. Hoe groeten we elkaar? Hoe zorgen we dat mensen niet te dicht bij elkaar komen? Hoe plakken we de post-its op de muur? Hoe komen we aan koffie? Hoe gaan we om met deelnemers die er niet fysiek bij mogen zijn? Zorg dat je zo min mogelijk hoeft te improviseren op de dag zelf.

Op basis van de learnings van een aantal recente 1,5-meter workshops hebben wij een uitgebreid protocol opgesteld om de workshop zo veilig en soepel mogelijk te laten verlopen. In praktische zin hebben we ervaren dat een workshop met afstand zorgt voor andere dynamiek. Bijvoorbeeld een post-it oppakken en op een muur plakken duurt ineens geen 5 maar 20 seconden. Dit betekent wat voor de tijd die nodig is, maar ook voor de extra discussie die in de 20 seconden vaker wordt opgestart. En vervolgens blijkt dat de helft van de post-its niet leesbaar zijn voor de mensen op meters afstand.

2. Communiceer en verbind

Na twee maanden voor het eerst weer samenkomen met een groep, dat is nieuw en spannend voor iedereen. Daarom nemen wij de spelregels vooraf telefonisch uitgebreid door met alle deelnemers en peilen we welke wensen en zorgen er zijn. Zo zorg je dat iedereen goed voorbereid is. En misschien hebben zij vragen waar je nog niet bij stil had gestaan, waarmee je je protocol kunt aanscherpen.

Bel de dag voor de workshop alle deelnemers nogmaals na om in lijn met het advies van de overheid te checken of ze geen klachten hebben. Kan iemand er niet bij zijn? Zorg dan dat een collega hem of haar fysiek kan vertegenwoordigen tijdens de sessie en middels videobellen meeneemt. Aan het begin van de workshop is het een goed idee om wat extra inlooptijd te rekenen. Collega’s hebben elkaar soms weken niet gezien en missen even gezellig bijpraten.

3. Bereid de ruimte goed voor

Zorg tot slot voor een grote ruimte. Voor de plattegrond die wij voor voor deze workshops uitgetekend hebben is min. 132m2 nodig. Een standaard vergaderzaal voldoet niet. Je hebt daarom vaak te maken met afwijkende ruimtes, zoals een ruime kantine of zelfs een studio. Deze zijn standaard niet voorzien van zaken als muren waarop post-its geplakt kunnen worden, stoelen en tafels op de juiste afstand, etc. Reken daarom voldoende tijd om de ruimte voor te bereiden en weer in oorspronkelijke staat terug te brengen.

Zorg voor een aparte tafel voor elke deelnemer. Bepaal ‘eenrichtingsverkeer’ looppaden en tape die af. Leg ruim voldoende materialen vooraf klaar per deelnemer. Zorg dat de spelregels uitgeprint op het bureau liggen.