Skip to main content

Objectives & Key Results (OKR’s) helpen jouw organisatie om je groeidoelstellingen te halen. OKR’s bieden structuur, focus en eigenaarschap om samen naar een doel te werken. De grootste techbedrijven van de wereld zoals Amazon, Google en Microsoft werken ermee. Wij helpen sinds 2013 mediaorganisaties om hun doelen te behalen met OKR’s.

OKR’s is een effectieve methode die helpt ambities en strategie om te zetten in resultaten. Toch hebben wij ervaren dat deze theoretisch simpele methode in de praktijk best lastig kan zijn.  Goed om eerst te vermelden; Geef OKR’s tijd. Volgens John Doerr (een van de OKR-ontwikkelaars bij Google) duurt het 12 maanden voordat OKR’s echt verweven zijn in het DNA van een organisatie. Gelukkig voegen OKR’s al eerder waarde toe, maar beginnen met een proefcyclus is een goed idee. Helaas zijn er gevallen waarin OKR’s ook na een paar cycli niet leiden tot de gewenste resultaten. Vaak is dit met kleine aanpassingen te verhelpen. Hier onze top-tips in de vorm van de ‘OKR-checklist voor verbetering’.

1. Zorg voor een overkoepelend doel waaraan de OKR’s bijdragen
OKR’s hebben meestal een looptijd van 3 maanden. Een gevaar hiervan is dat je ieder kwartaal ‘iets nieuws’ gaat doen. Een duidelijk kader en context is hiervoor belangrijk. De beste manier om dit te doen is om een BHAC (Big Hairy Audacious Goal) of een Jaar-objective op te stellen waar je in vier kwartalen naartoe werkt. Daarmee behoud je focus en de ruimte om gedurende het jaar bij te sturen op de grootste uitdagingen. Daarnaast is het belangrijk om dit jaardoel continu te herhalen. Zo houden de teams heel duidelijk in het oog waar ze naartoe werken en zijn ze in staat om voor hun team de juiste OKR’s op te stellen.

2. Less is more
Onze vuistregel; 1 top-objective voor de organisatie, maximaal 7 objectives hieronder die verdeeld zijn over verschillende teams. En per objective niet meer dan 3 key-results. Dit maakt OKR’s overzichtelijk en zorgt bovendien voor scherpe focus.

3. Zorg voor samenhang
Is er een logische samenhang tussen de objectives van de verschillende teams? Twee vragen die hierbij helpen:

  • Draagt elke objective bij aan de objective erboven?
  • En welke factoren staan succes in de weg als alle onderliggende objectives genoemd worden?

Het gevaar als objectives niet goed zijn afgestemd is dat er minder voortgang richting de strategische doelstelling gemaakt worden.

4. Alle objectives moeten afgestemd zijn
De krachtigste en meest motiverende OKR’s zijn vaak afkomstig van de medewerkers die ze zelf gaan uitvoeren. Door te veel op te leggen vanuit het management worden vaak belangrijke onderdelen gemist en is bovendien de intrinsieke motivatie van het team lager. Het kan gebeuren dat het MT of de eigenaar zicht niet kan vinden in een OKR. Dat is een probleem, want zonder dit vertrouwen is de intrinsieke motivatie om alles uit de kast te halen veel lager. Check of iedereen gelooft in de haalbaarheid van zijn OKR’s. Zelfs een ‘moonshot’ kan opgeknipt worden in ambitieuze (maar haalbare!) kwartaaldoelstellingen.

5. Gebruik OKR niet als prestatie-monitor
OKR’s zijn een stopwatch, een persoonlijk hulpmiddel om zijn eigen prestaties te meten. Ze zijn niet bedoeld om anderen te meten en te beoordelen. Door dat wel te doen ontstaat er een cultuur waarin mensen OKR’s ook zo gaan instellen. Daarmee verdwijnt de ambitie en verlies je de snelheid.

6. Zorg dat de Objectives zijn ingebed in bestaande processen
Een veel voorkomend probleem is dat de OKR’s tijdens de cyclus ‘vergeten’ worden. Dit verhelp je door te verplichten dat OKR’s met vaste frequentie ge-update moeten worden (uiterlijk elke 2 weken). Het helpt ook door OKR’s te koppelen aan vaste momenten in de week. Bijvoorbeeld een weekly stand-up of teamoverleg.

7. Zorg dat OKR’s goed zichtbaar zijn. Zowel digitaal en offline
Dit helpt om het grotere plaatje inzichtelijk te houden. Daarnaast maakt dit het updaten makkelijker. Onze favoriete tools zijn GTMhub en Leapsome. Is je team kleiner dan 10 mensen? Dan kan een simpele Excel of Mural template ook voldoende zijn.

8. Is er genoeg discipline in het bijhouden van OKR’s?
OKR’s vragen om discipline. Het is belangrijk dat iedereen dit begrijpt. De manier om dit te doen is door streng te zijn op het bijhouden van OKR’s. Geen voortgang is geen probleem, maar geen updates is wel een probleem.

9. Zorg dat de OKR’s goed worden gemonitord
Wordt er actief gestuurd of wordt er gewacht tot de periode voorbij is om te zien welke objectives behaald zijn? Idealiter zijn er in elke cyclus tenminste drie tussentijdse voortgang-checks. Na 1 maand zie je al duidelijk welke objectives geen voortgang boeken. Daarnaast is er de tussentijdse evaluatie en hanteren we een check na 2 maanden. Vanzelfsprekend is voortgang niet liniear; de laatste maand is de voortgang altijd het grootst. Door de ‘mate van vertrouwen’ aan te geven per objective helpt in dat geval om goed zicht te houden op de voortgang. De mate van vertrouwen geeft, zoals het woord al zegt, aan of de eigenaar vertrouwen heeft of de objective gehaald gaat worden. Meestal wordt dit aangegeven door middel van drie niveaus; groep (op schema), oranje (risicovol) en rood (niet op schema). Zie je een afwijking? Zoek contact met de verantwoordelijke en kijk wat er nodig is. Zo bewaak je dat zo veel mogelijk objectives aan het einde van de cyclus succesvol zijn.

10. Kent iedereen zijn objectives (ongeveer) uit zijn hoofd?
Onvoorstelbaar, maar het gebeurt dat mensen een objective hebben zonder dit te weten. De test om hierachter te komen is simpel; vraag mensen bij de koffiemachine; Wat zijn jouw objectives? En wanneer ben je succesvol? Het is niet noodzakelijk dat iedereen dit 100% op kan zeggen, maar als mensen niet eens weten aan welke objectives ze werken en globaal welke key-results hierbij horen, dan leven de OKR’s onvoldoende in het team.

11. Zorg voor een strakke regie op het opstellen van de nieuwe OKR’s
De grootste frustratie van teams is dat het opstellen van organisatie objectives kostbare tijd van de OKR-cyclus afsnoept. Dit los je op door hier op tijd mee te beginnen en de doorlooptijd strak te bewaken.
Een alternatieve oplossing; in plaats van 4 x 3 maanden, is het ook mogelijk om er 4×12 weken van te maken. Hiermee geef je het team en het MT elk kwartaal wat ‘lucht’ voor het opstellen van de nieuwe OKR’s. Daarnaast kan niemand continu sprinten, en is deze week een mooi moment om even druk van de ketel te halen.

Tip: Plan de cyclus ruim een jaar vooruit. Dit geeft houvast aan de teams.

Meer informatie?
Dit artikel behoort tot een reeks artikelen over OKR’s. Eerdere artikelen gingen over andere onderwerpen binnen het thema van OKR’s:

OKR’s lijken simpel, maar de praktijk is altijd weerbarstig. Goede begeleiding kan het verschil maken tussen frustratie en succes. Daarnaast staan OKR’s niet op zichzelf. Wij kennen het grotere plaatje en helpen je hier graag mee.

Is jouw organisatie klaar om in 2021 de doelen te behalen?

Laat hier je gegevens achter als je vrijblijvend in gesprek wil over het uitvoeren van de gekozen strategie of in het behalen van de groeidoelstellingen. Of neem contact op met Heiko Bleeker, partner Strategie & Innovatie heiko@station10.nl 

Ontvang de laatste insights.

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief om elke maand de laatste insights van Station10 te ontvangen die je helpen betere beslissingen te nemen voor jouw business.