Als externe lijkt het altijd makkelijk praten bij het aanbrengen van focus. Je bent minder gevoelig voor alle subtiliteiten die ervoor zorgen dat bedrijven niet kunnen kiezen. Bijvoorbeeld de wensen van alle afdelingen of stakeholders, de ingenomen posities door MT leden, alle kansen en bedreigingen in de markt waar wat mee moet gebeuren.
Maar focus aanbrengen is vooral krachtig als deze wordt gedragen door de gehele organisatie, waarbij juist wel alle gevoeligheden zijn meegewogen. Daarom is een goed proces onontbeerlijk. In de praktijk zien we dat het onderstaande proces om prioriteiten te stellen in drie stappen goed werkt.
De drie stappen
Stap 1 – stip op de horizon
Om goed prioriteiten te stellen of focus aan te brengen heb je een vergezicht nodig waarop je verschillende alternatieven afweegt.
Belangrijk is hierbij een tijdshorizon aan te geven. Voldoende tijd om belangrijke veranderingen aan te kunnen brengen en snel genoeg om resultaten te kunnen plukken. In de praktijk is dit drie tot vijf jaar. Het is belangrijk dat de directie het voortouw neemt om de tijdshorizon te bepalen en de stip op de horizon te plaatsen.
We gebruiken in de praktijk drie mogelijkheden die, als het nog niet aanwezig is, in een middag kunnen worden opgesteld. In volgorde van belangrijkheid zijn dit:
Missie en Ambitie
Binnen Station10 hanteren we de definitie dat de missie de plek die je als bedrijf in de wereld wil innemen. Ook wel The Why genoemd. Vragen zijn: “Waar willen jullie staan aan het einde van de tijdshorizon? Wanneer zouden jullie heel trots zijn?”
De ambitie is een manier om te meten of je de missie hebt gehaald. Dit uitgangspunt werkt heel krachtig als je jouw organisatie goed wil motiveren.
Customer journey
Een ander punt op de horizon kan de perfecte klantreis zijn. De centrale vragen zijn dan: “Hoe willen onze klanten het liefst met ons zaken doen?” En: “Wat willen wij daarvoor aanbieden?” Formuleer het lekker ambitieus, zodat het komende jaar de klant een stuk beter bediend wordt.
Droomjaarrekening
Een ‘droomjaarrekening’ is de gewenste jaarrekening aan het einde van de tijdshorizon. De vraag is hoe de omzet, kosten en winstgevendheid eruitzien.
Dit heeft niet direct onze voorkeur (zie deze video van Simon Sinek), maar is bij bedrijven in financiële nood een belangrijk middel.
Stap 2 – alternatieven verzamelen
Nadat de stip op de horizon is geplaatst kunnen we dit vergelijken met de huidige situatie. De plek in de wereld die momenteel wordt ingenomen, de huidige customer journey of de laatste financiële rapportage. Wat je ook hebt gekozen, in alle gevallen is het een gewenste situatie die je wilt bereiken en dit kan op twee manieren:
Knelpunten oplossen
Er zijn diverse (interne) oorzaken waarom organisaties nog niet op het gewenste punt zijn. Daarvoor moeten eerst knelpunten worden opgelost. Een positieve oplossingsgerichte manier om knelpunten te formuleren is elke keer een vraag te stellen die begint met “Hoe kunnen we….?” Bijvoorbeeld “Hoe kunnen we ons product lanceren volgens planning?” in plaats van: “Het is een uitdaging om ons product op tijd te lanceren.”
Kansen pakken
Er zijn ook (externe) mogelijkheden die benut kunnen worden om de gewenste situatie te bereiken. Deze kansen kun je pakken. We vragen ons dan af: “Welke kansen zie je in de markt die een bijdrage kan leveren aan de tijdelijke missie, perfecte klantreis of droombegroting?”.
Nodig een multidisciplinair team uit om de belangrijkste knelpunten en kansen te bepalen om van de huidige naar de gewenste situatie te komen.
Stap 3 – keuzes en consequenties
De laatste stap is kiezen. Als alle knelpunten en kansen in beeld zijn gebracht dient focus op een aantal knelpunten en kansen te worden gelegd. Denk van tevoren goed na hoeveel speerpunten je wil kiezen. Drie is meestal een goed aantal.
Nadat de keuze is gemaakt, dient het management de consequenties van de keuzes duidelijk te maken. Als een onderwerp geen prioriteit heeft gekregen wat moet er dan mee gebeuren? Kan het worden gestopt, uitgesteld of met minder inzet worden gedaan?
Als je deze 3 stappen goed doorloopt, dan heb je een scherpe focus aangebracht die past bij de situatie van jouw bedrijf. Om deze focus te vertalen naar de organisatie, zodat de door jou gewenste resultaten ook worden bereikt, kun je de OKR-methode gebruiken. Lees hier meer over OKRs.
Ontvang de laatste insights.
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief om elke maand de laatste insights van Station10 te ontvangen die je helpen om je doelen te realiseren.