+31 35 3690039 contact@station10.nl

Online samenwerken… voor sommige bedrijven is het al jaren ‘common practice’. Maar heel veel teams werken deze week voor het eerst volledig op afstand met elkaar samen. Onze Station10-ers zijn bij verschillende organisaties werkzaam en helpen daar de samenwerking te verbeteren. Ook als het gaat om virtuele meetings en op afstand samenwerken. Daarom vandaag: onze spelregels voor online meetings.

Sneller schakelen
Eenmaal enigszins gesetteld zien velen direct voordelen. Frank Volmer, algemeen directeur van de STER: ‘thuiswerken, daar zitten we nog een beetje met koudwatervrees naar te kijken. Maar nu we aan het doen zijn, zie ik dat het ook kansen biedt om efficiënter te werken en makkelijker met klanten te schakelen.’

Vergadercultuur transformeren
Er is natuurlijk niets mis met wat ‘slack’ in fysieke vergaderingen want dit zorgt ook voor teambonding. Maar heb je het idee dat er binnen jouw organisatie (te)veel tijd wordt gestoken in veel en lang vergaderen? Gebruik deze omstandigheden om je vergadercultuur te transformeren. ‘Onze sprint review was dit keer binnen de tijd!’ hoorden we al een teamlid zeggen na de eerste dag online werken.

Spelregels voor efficiënte online meetings
Maar om het meeste te halen uit je online meeting zijn er wel een paar spelregels:

  1.  Zorg voor passende videosoftware
    Verschillende type meetings vragen om verschillende type software. We zien dat veel organisaties voor interne meetings Slack of Teams gebruiken. Meetings met externen kun je eenvoudig organiseren met tools als Whereby, Google Hangouts of Zoom. Iedereen die de link opent kan direct in de call komen via de webbrowser, zonder iets te installeren.Een vertrouwelijke stuurgroep meeting vraagt om een tool waarin je kunt controleren wie inbelt en wie niet. Veelal ga je dan naar de professionelere oplossing waarbij je een video conference omgeving inricht in een vergaderruimte. Dit kom je tegen bij grotere/internationale bedrijven. Hier is de software gekoppeld aan devices in de vergaderruimte.Vaak is er een koppeling met Skype for Business maar ook BlueJeans wordt gebruikt.

2. Iedereen aan boord
Realiseer je dat niet iedereen even handig is met nieuwe software. Zorg ervoor dat je persoonlijk bij iedereen peilt of ze begrijpen hoe het werkt en laat ze vooraf testen of het lukt om in de call te komen. Dit bespaart een hoop vertraging tijdens het begin van de meeting.

3. Bereid je voor
Net als bij een ‘gewone’ meeting, wil je natuurlijk goed voorbereid zijn. Zorg dat de documenten op tijd zijn gedeeld en dat iedereen toegang heeft tot de video tool. Zorg dat je de agenda en de onderwerpen die je wilt bespreken klaar hebt staan.

4. Scherpe agenda en time management
Online meetings kunnen chaotisch zijn. Zorg voor een strakke agenda en houdt de tijd bij. Zorg dat je genoeg tijd inruimt voor vragen en opmerkingen. Met thuiswerken is het extra belangrijk te zorgen dat iedereen gehoord wordt en bij kan dragen.

Bij een formelere meeting, zoals met een stuurgroep, kun je kiezen voor specifieke time slots waarop verschillende projectleden voor een korte tijdsduur kunnen aanhaken. Zorg dat iedereen op tijd is door bijvoorbeeld iemand verantwoordelijk te maken voor timemanagement en middels een app de betreffende collega informeert of alles op tijd loopt.

5. Deel je scherm
Zorg dat je dingen hebt om te laten zien. Samen kijken naar een model, visuele tijdsplanning of takenlijst zorgt ervoor dat je allemaal bij de les blijft. Omdat audio wel eens hapert, biedt het visuele extra ondersteuning. Realiseer je hierbij dat je collega’s niet kunnen zien wat je aanwijst, dus maak dit extra duidelijk. In Slack kun je makkelijk als je scherm gedeeld is ‘tekenen’, zodat iedereen kan zien wat je aanwijst.

Bonustip: zorg dat als je je scherm deelt, er geen vertrouwelijke of privé-schermen openstaan op je PC die per ongeluk in beeld kunnen komen.

Wij hopen je met dit artikel inspiratie te hebben gegeven voor het organiseren van efficiënte en succesvolle meetings op afstand. Heb je nog aanvullende tips? Deel ze met ons via contact@station10.nl!